Ključna razlika – Glavna knjiga naspram probnog stanja
Priprema glavne knjige i probnog bilanca dvije su glavne radnje u računovodstvenom ciklusu koje su neophodne za pripremu financijskih izvješća na kraju godine. Ključna razlika između glavne knjige i probnog stanja je u tome što je glavna knjiga skup računa koji sadrže detaljne obavljene transakcije, dok je probno stanje izvod koji bilježi završna stanja glavne knjige.
Što je glavna knjiga
Glavna knjiga je glavni skup računa na kojem se bilježe sve transakcije izvršene unutar financijske godine. Podaci u glavnoj knjizi izvode se iz glavnog dnevnika koji je početna knjiga za knjiženje prometa. Glavna knjiga sadrži sva dugovna i potražna knjiženja transakcija i odvojena je klasama imovine. (Imovina, obveze, glavnica, prihodi i rashodi)
Npr. Računi pojedinačnih sredstava kao što su gotovina, potraživanja, avansi, itd. bit će evidentirani pod klasifikacijom sredstava.
Za velike tvrtke u kojima se provode mnoge transakcije, možda neće biti prikladno unijeti sve transakcije u glavnu knjigu zbog velikog volumena. U tom slučaju, pojedinačne transakcije se bilježe u 'pomoćnim knjigama', a ukupni iznosi se prenose na račun u glavnoj knjizi. Ovaj račun se naziva 'Kontrolni račun' i ovdje se bilježe vrste računa koje općenito imaju visoku razinu aktivnosti.
Slika_1: Primjer stanja glavne knjige
Što je probni saldo?
Probna bilanca je sažeti radni list koji uključuje sva stanja glavne knjige u određenom trenutku (obično na kraju računovodstvene godine) s namjerom provjere matematičke točnosti stanja glavne knjige. Sva dugovna stanja bit će zabilježena u jednom stupcu, a sva kreditna stanja u drugom.
Probna bilanca daje sva završna stanja u jednom dokumentu na prvi pogled, stoga se lako koristi kao referentni alat. Također pomaže u otkrivanju niza mogućih pogrešaka u slučaju pojave i pomaže identificirati vrstu temeljnica koje treba objaviti kako bi se ispravile identificirane pogreške.
Glavne svrhe i upotrebe probnog stanja
Koristiti kao alat za odlučivanje kako bi se osigurala matematička točnost stanja glavne knjige
Ako su sve transakcije za obračunsko razdoblje točno evidentirane, zbroj dugovnih stanja probnog stanja trebao bi biti jednak zbroju kreditnih stanja.
Za otkrivanje i ispravljanje pogrešaka u bilježenju financijskih podataka
Određene vrste grešaka u glavnoj knjizi mogu se identificirati kroz probnu bilancu. Oni su,
- Pogreške djelomičnog izostavljanja (Samo unos zaduženja ili unos kredita knjiži se na računima)
- Pogreške prijenosa (Završni saldo se netočno prenosi)
- Pogreške u kastingu (ukupan iznos računa je više-manje zabilježen)
U slučaju pogreške, iznos koji uzrokuje razliku stavlja se na 'privremeni račun' dok se ne ispravi. Ako dugovna strana probnog stanja premašuje kreditnu stranu, razlika se knjiži u korist prolaznog računa, a ako je dugovna strana veća od dugovne, razlika se tereti prolaznog računa. Nakon što su greške identificirane, ispravljene i probni saldo zbrojen, neizvjesni račun se zatvara jer saldo više ne postoji.
Međutim, sljedeći unosi neće uzrokovati odstupanje u probnom stanju.
- Načelne pogreške (unosi se knjiže na netočnu vrstu računa)
- Pogreške potpunog izostavljanja (Unosi su u potpunosti izostavljeni iz računa)
- Pogreške provizije (unos je objavljen na ispravnoj vrsti računa, ali na pogrešnom računu)
- Pogreške izvornog unosa (Netočan iznos knjižen je na ispravne račune)
- Pogreške kompenzacije (netočni unosi u dva ili više računa međusobno se poništavaju)
- Pogreške potpunog storniranja (Točan iznos je knjižen na ispravne račune, ali su zaduženja i krediti stornirani)
Koja je razlika između Glavne knjige i probnog stanja?
Glavna knjiga i probno stanje |
|
| Glavna knjiga je skup računa koji bilježe sve transakcije. | Probno stanje je sažeti izvještaj koji odražava stanja glavne knjige. |
| Svrha | |
| Svrha je zabilježiti konačne unose transakcija. | Svrha je provjeriti matematičku točnost stanja glavne knjige. |
| Klasifikacija računa | |
| Ovo se radi prema klasi računa | Ne postoji klasifikacija računa. |
| Vremensko razdoblje | |
| Ovo bilježi transakcije tijekom obračunske godine. | Ovo se priprema zadnjeg dana obračunske godine. |
Sažetak – Glavna knjiga u odnosu na probno stanje
Dok je proces računovodstva prije bio dugotrajan i skup, sada se može izvesti s manje vremena i truda uz korištenje automatiziranog računovodstvenog softvera. Važno je točno razumjeti razliku između glavne knjige i probne bilance budući da oboje predstavljaju važne korake u pripremi financijskih izvješća na kraju godine. U slučaju da postoje razlike između dugovnog i kreditnog stanja, potrebno ih je istražiti i uknjižiti ispravne unose prije prelaska na pripremu financijskih izvješća.
