Dvostruki ulazak u odnosu na jedan ulazak
Računovodstveni sustav može se definirati kao organizirani skup priručnika, računovodstvenih metoda, postupaka i kontrola uspostavljenih za prikupljanje, bilježenje, klasificiranje, sažimanje, tumačenje, pravovremeno i točno predstavljanje za donošenje odluka. Knjigovodstvo je proces u kojem se financijska evidencija poduzeća održava dobro organiziranom i ažurnom. Postoje dva sustava knjigovodstva odnosno evidentiranja transakcija, jedan je dvojni, a drugi jednokratni sustav. Zbog nekih ozbiljnih nedostataka metode jedinstvenog unosa i superiornih karakteristika sustava dvostrukog unosa, odustalo se od metode jedinstvenog unosa, a sustav dvostrukog unosa široko se koristi u cijelom svijetu. Nadalje, široko prihvaćena računovodstvena tijela i renomirani računovodstveni profesionalci promovirali su sustav dvostrukog unosa umjesto sustava jednostrukog unosa.
Jedan unos
Sustav s jednim unosom bilježi samo jedan unos, bilo unos zaduženja ili unos kredita, za određenu transakciju. Na primjer, ako se nekome isplati gotovina, gotovina će biti odobrena ili će se teretiti račun dužnika. Sustav jedinstvenog unosa više je poput registra čekovnih knjižica. Ne prati račune imovine i obveza, tako da ovaj sustav može olakšati izračun neto prihoda do određene mjere, ali ne i uvid u trenutni financijski položaj subjekta. Ovaj sustav može biti prikladan za mala poduzeća kao što su samostalni poduzetnici za koje zakonski zahtjevi i šanse za prijevare ne postoje ili su vrlo male.
Dvostruki unos
Prema sustavu dvostrukog unosa, svaki pojedinačni unos zaduženja ima odgovarajući unos kredita, a svaki pojedinačni unos kredita ima odgovarajući unos zaduženja; to jest, svaki unos ima suprotni unos. Budući da ima dvije suprotnosti za jednu transakciju, aritmetička točnost može se lako provjeriti pripremom probne bilance. Prema računovodstvenim standardima, svim tvrtkama (javnim ili privatnim, kotiranim ili ne) i ortačkim društvima preporučuje se voditi dvojno knjigovodstvo. Organizacija je obavezna pripremiti i poslati završne račune poreznim odjelima koristeći sustav dvostrukog knjiženja u svrhu obračuna poreza.
Koja je razlika između dvostrukog i jednostrukog unosa?
• Bit će samo jedan unos u sustavu jednostrukog unosa, dok su dva unosa potrebna u sustavu dvostrukog unosa za bilo koju transakciju.
• Jednostruki upis je nepotpuna evidencija, dok je dvostruki upis potpuna knjigovodstvena evidencija.
• Dvostruki sustav vođenja knjiga je složeniji i dugotrajniji od jednostrukog knjigovodstva.
• Gotovina i bankovne transakcije bilježe se u istom stupcu u sustavu jedinstvenog unosa, dok se obje odvojeno bilježe u protupostavku.
• Načina identificiranja pogrešaka je mnogo manje u sustavu s jednim unosom, međutim, u sustavu s dvostrukim unosom, neke se pogreške mogu identificirati unakrsnom provjerom jednog unosa s odgovarajućim suprotnim unosom.
• Probni bilans može se pripremiti za aritmetičku točnost u sustavu dvostrukog unosa, ali to nije moguće u sustavu jednostrukog unosa.
• Svi dugovni i kreditni unosi bilježe se u istom stupcu.
• Završni računi mogu se vrlo jednostavno pripremiti u sustavu dvojnog unosa, međutim, to nije moguće u sustavu jednostrukog unosa.
• Postoji obavezan zahtjev za korištenje dvojnog, ali ne i jedinstvenog knjigovodstvenog sustava.
