Ključna razlika – tajnica protiv recepcionara
Tajnik i recepcionar dva su važna mjesta u svakoj organizaciji među kojima se mogu istaknuti neke razlike. Ova dva radna mjesta imaju različite uloge, funkcije i dužnosti koje moraju obavljati suprotno uvriježenoj zabludi da se radi o jednom te istom poslu. Dok je tajnica više osobni asistent ili administrativni asistent, recepcionar je prva osoba s kojom se susreće kada uđe u organizaciju. Pogledajmo razliku između funkcija tajnice i recepcionera.
Tko je tajnik?
Prema Oxfordskom rječniku engleskog jezika, tajnik je administrativni službenik u organizaciji koji je zaposlen da tipka pisma, vodi evidenciju itd. Funkcije tajnika razlikuju se ovisno o veličini organizacije. Dok u maloj tvrtki ona možda mora obavljati dvojne dužnosti recepcionera i tajnice, u velikim organizacijama ona je osoba koja organizira raspored svog šefa, prima i odgovara na sve mailove, naručuje zalihe, zakazuje sastanke sa svojim šefom, tipka važna pisma i tako dalje.
Tajnica mora imati srednju školu ili ekvivalentnu diplomu i mora imati vještine brzog tipkanja. Mnoge tvrtke radije zapošljavaju osobe koje imaju dodatnu potvrdu o vještinama tajničke razine. Prijeđimo sada na razumijevanje uloga recepcionara kako bismo dobili jasnu predodžbu o razlici između njih dvoje.
Tko je recepcionar?
Recepcionar je obično dužan pozdraviti ljude na recepciji i uputiti ih na različite odjele ovisno o njihovim zahtjevima. Ona je također osoba koja mora primati dolazne pozive i odgovarati na upite te saslušati pritužbe. Ljudi koji žele upoznati važnu osobu u organizaciji moraju upoznati tu osobu kako bi dobili datum i vrijeme sastanka.
Kada zovete bilo koju tvrtku, glas koji inače čujete je glas recepcionera. Recepcionar mora brinuti o svim posjetiteljima i mora imati ugodnu osobnost, stav pomoći i nježan glas kako bi ih impresionirao. Mora vladati telefonskim bontonom kako bi odgovorila na sve poslovne upite s najvećom učinkovitošću i slučajne upite pretvorila u stvarne klijente.
Jasno je dakle da postoje velike razlike u ulogama, odgovornostima i funkcijama tajnice i recepcionera.
Koja je razlika između tajnice i recepcionera?
Definicije tajnice i recepcionera:
Tajnica: Administrativni službenik u organizaciji koji je zaposlen da tipka pisma, vodi evidenciju, itd.
Recepcionar: Osoba koja dočekuje posjetitelje ureda i bavi se njima.
Karakteristike tajnice i recepcionera:
Dužnosti:
Tajnica: Tajnica organizira raspored svog šefa, prima i odgovara na sve mailove, naručuje zalihe, zakazuje sastanke sa svojim šefom, tipka važna pisma, itd.
Recepcionar: recepcionar dočekuje ljude na recepciji i upućuje ih na različite odjele ovisno o njihovim zahtjevima. Također mora pratiti dolazne pozive i odgovarati na upite te slušati pritužbe.
Zahtjevi:
Tajnica: Potreban je certifikat o tajničkim vještinama.
Recepcionar: Posebna vještina nije potrebna; međutim, pojedinac mora imati ugodnu osobnost, stav pomoći i sladak glas. Također bi trebala biti učinkovita u svom poslu.
